Ważne wskazówki finansowe i organizacyjne

Możliwość utworzenia lub rozbudowania szkolnego placu zabaw cieszy i napawa optymizmem. Szansa, jaką niesie dla Twojej Szkoły rządowy program RADOSNA SZKOŁA, nie jest jednak szczęśliwym losem na loterię, lecz - wyjątkową okazją. Nie ma również wątpliwości, iż podobna okazja nie powtórzy się ponownie w najbliższym czasie.

Dlatego każdy Dyrektor szkoły powinien starannie zaplanować, kiedy i jak ową niepowtarzalną okazję najlepiej może wykorzystać. Zapoznaj się z naszymi wskazówkami i dokonaj własnych przemyśleń.
 

1). KWOTA DOFINANSOWANIA

W naszych rozmowach z Państwem wielokrotnie spotykamy się z błędną interpretacją kwot zawartych w rozporządzeniu. Pragniemy podkreślić, iż podane w treści rozporządzenia kwoty określają, iż szkoła może otrzymać dofinansowanie na poziomie 50% inwestycji lecz maksymalnie do kwoty 63.850 zł (mała szkoła) lub do kwoty 115.450 zł (duża szkoła). Oznacza to, iż łączna wartość inwestycji może wynieść dwukrotność kwot podanych w rozporządzeniu lub nawet więcej (w zależności od możliwości finansowych organu prowadzącego).

Przykłady dla szkoły małej (liczba uczniów w klasach I-III wynosi do 69 dzieci),
w przypadku której maksymalne dofinansowanie MEN wynosi 63.850 zł:

Sytuacja A
Sytuacja ta powoduje, iż szkoła traci bezpowrotnie 13.850 zł dofinansowania (otrzymuje 50.000 zł, choć mogłaby otrzymać 63.850 zł). W tej sytuacji wartość inwestycji dzielona jest dokładnie na pół. Wynika to z tego, iż dofinansowanie MEN nie przekracza 50% wartości inwestycji.

Sytuacja B
Sytuacja idealna (w rzeczywistości trudna do osiągnięcia), podczas której wartość inwestycji dzielona jest dokładnie na pół, a szkoła wykorzystuje maksymalne dofinansowanie.

Sytuacja C
Również w tej sytuacji szkoła wykorzystuje maksymalne dofinansowanie MEN, lecz organ prowadzący pokrywa więcej niż połowę kosztów inwestycji. Wynika to z tego, iż dofinansowanie MEN wynosi co prawda 50% kosztów, lecz maksymalnie sięgać może kwoty 63.850 zł. Jeśli możliwości finansowe organu prowadzącego na to pozwalają, taki wariant daje szkole największe korzyści.

Przykłady dla szkoły dużej (liczba uczniów w klasach I-III wynosi 70 dzieci lub więcej),
w przypadku której maksymalne dofinansowanie MEN wynosi 115.450 zł:

Sytuacja D
Sytuacja ta powoduje, iż szkoła traci bezpowrotnie 15.450 zł dofinansowania (otrzymuje 100.000 zł, choć mogłaby otrzymać 115.450 zł). W tej sytuacji wartość inwestycji dzielona jest dokładnie na pół. Wynika to z tego, iż dofinansowanie MEN nie przekracza 50% wartości inwestycji.

Sytuacja E
Sytuacja idealna (w rzeczywistości trudna do osiągnięcia), podczas której wartość inwestycji dzielona jest dokładnie na pół, a szkoła wykorzystuje maksymalne dofinansowanie.

Sytuacja F
Również w tej sytuacji szkoła wykorzystuje maksymalne dofinansowanie MEN, lecz organ prowadzący pokrywa więcej niż połowę kosztów inwestycji. Wynika to z tego, iż dofinansowanie MEN wynosi co prawda 50% kosztów, lecz maksymalnie sięgać może kwoty 115.450 zł. Jeśli możliwości finansowe organu prowadzącego na to pozwalają, taki wariant daje szkole największe korzyści.

2). DOFINANSOWANIE TWOJA SZKOŁA OTRZYMA TYLKO RAZ

Zgodnie z założeniami programu każda szkoła otrzymuje dofinansowanie jednokrotnie:

• jeden raz na miejsce zabaw w szkole
• jeden raz na szkolny plac zabaw

Jak widać na przykładach liczbowych powyżej, wysokość dofinansowania na szkolny plac zabaw zależy od całkowitego kosztu inwestycji. Wniosek i kosztorys placu zabaw zatwierdza organ prowadzący, który deklaruje gotowość wyłożenia wkładu własnego. Wkład własny organu prowadzącego wynosi co najmniej 50%, a jak pokazują przypadki „C” i „F” – może czasem przekroczyć połowę wartości inwestycji.

Wkład własny organu prowadzącego na plac zabaw jest sporym wydatkiem w budżecie. Często słyszymy od Państwa, że gminy lub miasta nie stać na wyłożenie 63.850 zł lub 115.450 zł na plac zabaw. Wtedy proszeni jesteśmy o przedłożenie tańszej kalkulacji, co na wyraźnie życzenie czynimy. Ale zwracamy także uwagę na bezpowrotną stratę części dofinansowania (jak pokazują przypadki „A” i „D” – szkoły stracą dofinansowanie na poziomie kilkunastu tysięcy złotych!).

Nie bez powodu realizacja programu „Radosna Szkoła” rozłożona jest na wiele lat i trwać będzie do roku 2014 włącznie. Kwoty konieczne na sfinansowanie działań obciążają bowiem zarówno budżet Państwa, jak i skromne budżety organów prowadzących.

Dlatego zachęcamy wszystkich Dyrektorów o rozważne przemyślenie wraz z organem prowadzącym, w którym roku przeprowadzenie inwestycji w szkolny plac zabaw byłoby ekonomicznie możliwe. Jeśli gmina ma tylko 50.000 zł na mały plac zabaw w roku 2010, to może lepiej poczekać do roku 2011 lub 2012, w których to latach wkład własny mógłby osiągnąć poziom równy dofinansowaniu MEN.

Oczywiście należy przy tym pamiętać o kolejności rozpatrywania wniosków. Czytając wyjaśnienia na stronie MEN należy przypuszczać, iż w pierwszej kolejności akceptowane są wnioski, które zostały odrzucone w poprzednim roku. Czyli wydaje się, iż nie warto też zwlekać ze składaniem wniosku po raz pierwszy dopiero w roku 2014.

3). TERMINOWA REALIZACJA INWESTYCJI

Jeśli wniosek zostanie zaakceptowany do realizacji w określonym roku, rozpoczęcie i zakończenie inwestycji musi nastąpić w tymże roku. Przyznawanie dofinansowania MEN na urządzenie lub modernizację szkolnego placu zabaw następuje w dwóch transzach:

• I transza - wynosi 50% wnioskowanej kwoty dofinansowania i przekazywana jest w terminie 14 dni od podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania
• II transza – stanowi różnicę pomiędzy połową poniesionych kosztów a kwotą I transzy (przy uwzględnieniu kwot maksymalnych) i wypłacana jest po rozliczeniu dotacji i dokonaniu odbioru placu zabaw.

Jeśli szkole nie uda się wydatkować środków w danym roku, przyznane środki ulegają zwrotowi na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych. W takim przypadku szkoła nie może ponownie wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie, gdyż jej poprzedni wniosek został już zaakceptowany do realizacji.

Tyle interpretacji przepisów, a teraz krótko na temat praktycznego ich przełożenia na twarde realia:

• Realizacja inwestycji w plac zabaw jest procesem bardziej złożonym niż zakup pomocy dydaktycznych.
• Dostawca będzie wyłaniany zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, a procedury przetargowe mają w zwyczaju nieprzyjemnie się przedłużać.
• Zanim dojdzie do ogłoszenia przetargu też minie trochę czasu, gdyż organ prowadzący będzie czekał na zapewnienie środków finansowych (takie doświadczenia już mamy z roku 2009, kiedy niektóre szkoły składały zamówienia na pomoce dydaktycznie dopiero w połowie listopada, bo dopiero wtedy zawarto z nimi umowy!)
• Po zawarciu stosownych umów strony przystąpią w końcu do realizacji zadania. Czas realizacji inwestycji zależy od warunków terenowych danej szkoły, tj. od tego jaki jest zakres prac związanych z przygotowaniem terenu.
• Zwyczajowy czas dostawy samego sprzętu wynosi 3-5 tygodnie w zależności od producenta.
• Następnie sprzęt trzeba zamontować i położyć bezpieczną nawierzchnię. A temu powinna sprzyjać odpowiednia aura. Montowanie placu zabaw na ostatnią chwilę w grudniu raczej nie wchodzi w rachubę w naszej strefie klimatycznej.
• Na wszystko trzeba wziąć jeszcze dodatkową poprawkę wynikającą ze skali programu i ograniczonej liczby podmiotów mogących profesjonalnie sprostać zadaniu. Jak pokazał rok 2009 realizacja zamówień na pomoce dydaktyczne była dla wielu szkół i firm nie lada wyczynem. A jak zaznaczyliśmy na wstępnie – realizacja inwestycji w plac zabaw jest procesem bardziej złożonym niż przesłanie paczki z towarem do szkoły.

Powyższe założenia wynikają z naszych dotychczasowych doświadczeń w realizacji zamówień na place zabaw. Dlatego uważamy, iż realny czas na realizację inwestycji należy przyjąć na 4-6 miesiące – licząc od dnia otrzymania decyzji o dofinansowaniu do dnia podpisania protokołu odbioru.

Pamiętając o ryzyku utraceniu dofinansowania w przypadku niedotrzymania terminu, zalecamy dobre przygotowanie się do realizacji inwestycji i rozpoczęcie szybkich działań już od następnego dnia po otrzymaniu pozytywnej decyzji. Czas w takich przypadkach biegnie zazwyczaj szybciej niż byśmy sobie tego życzyli.

Jeśli wiedzą Państwo, iż sprawne działanie nie będzie możliwe w danym roku budżetowym – warto zastanowić się nad odłożeniem inwestycji na inny rok. Czas jest do roku 2014!

4). JAKOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO

Ponownie pragniemy zwrócić uwagę na odpowiedzialność, jaką wnosi zainstalowany szkolny plac zabaw do obowiązków dyrektora szkoły i organu prowadzącego. To dyrektor szkoły ponosić będzie odpowiedzialność za bawiących się na szkolnym placu zabaw uczniów. A odpowiedzialność ta nie kończy się na zakupie urządzenia z certyfikatem, lecz dopiero zacznie od codziennej trosi o jego sprawność i bezpieczny stan techniczny. Dlatego plac zabaw należy zaprojektować z należytym rozmysłem, a przy realizacji zadania korzystać z usług firm gwarantujących sprzęt o wysokiej jakości i znaczące doświadczenie ...